Jako Music Foto Kolektiv, organizator jedynego w Polsce konkursu na Koncertową Fotografię Roku pragniemy zaprosić Eventim Sp. z o.o. do wspólnej realizacji kolejnych edycji naszego projektu. Świadomie nie używamy słowa „sponsor”, gdyż chcielibyśmy zaproponować prawdziwą współpracę opartą na partnerskich zasadach, a nie jedynie relację płatnik – beneficjent. Współpracę długofalową, dającą obu stronom wymierne korzyści.

Punktem wyjścia jest dla nas znalezienie partnera, który gotów będzie zostać – jak nazwaliśmy to roboczo i jakkolwiek źle to brzmi – Sponsorem Tytularnym. Do tej pory wszystkie edycje naszego przedsięwzięcia nazywały się Konkursem na Koncertową Fotografię Roku. Widzimy jednak możliwość modyfikacji nazwy konkursu oraz umieszczenia w niej słowa „Eventim”, jednocześnie gwarantując, iż będziecie jedynym Sponsorem Tytularnym, z gwarancją „veta” w przypadku doboru innych partnerów i sponsorów naszego konkursu. Równolegle liczyć chcemy na Waszą pomoc w rozmowach z innymi, potencjalnymi partnerami – sponsorami, fundatorami nagród, podwykonawcami.

Przyjmujemy również możliwość nazwania jednej z konkursowych kategorii tak, by w jej nazwie występowała Wasza nazwa. Naszym zdaniem idealnie do tego pasuje kategoria która w poprzedniej edycji nosiła nazwę „OPEN” a przeznaczona była dla osób, które nie zajmują się zawodowo fotografowaniem koncertów i nie pracowały jako akredytowani fotografowanie na koncertach i festiwalach w minionym roku.

Z uwagi na charakter i cykliczność projektu, plany realizacji wystaw pokonkursowych w Polsce i poza granicami kraju oraz „nie-linearność kosztów” (szczegóły w zakładce Budżet – projekt) pragniemy nawiązać współpracę na okres co najmniej 3 lat.

Zakładamy, iż osią współpracy jest każdorazowo Finał Konkursu, który planujemy przeprowadzać zawsze pod koniec marca każdego roku. Finał trzeciej edycji planujemy na 19 lub 26 marca 2011 roku w klubie Palladium. Komunikację i promocję konkursu planujemy rozpocząć po 1 stycznia 2011, czyli w okresie poprzedzający wiosenny, klubowy sezon koncertowy w Polsce. Równocześnie od tego momentu chcemy rozpocząć akwizycję zdjęć poprzez specjalną stronę intrnetową. Strona taka może być integralną częścią (podstroną) serwisu Eventim w Polsce, generując dodatkowy ruch na Waszej witrynie. Rejestrację w konkursie dla uczestników startujących poza kategorią PROFI można – o ile jest to technicznie możliwe – oprzeć o rejestrację i utworzenie konta w serwisie Eventim, natomiast udział w kategorii „MOBILE” (poniżej więcej o tej kategorii) lub w kategorii „OPEN” ograniczyć tylko do takich osób, które posiadają aktywne konto w serwisie Eventim lub były jego klientem w roku, którego dotyczy konkursu (najbliższa edycja to zdjęcia z roku 2010).

Strona konkursowa – jako integralny element serwisu Eventim – ma być w zamyśle stroną aktywną przez cały rok, miejscem, za pośrednictwem którego uczestnicy zgłaszają prace konkursowe i zarządzają nimi przez cały rok – do następnego Finału, zapewniając jednocześnie, nowe, „świeże” zasoby w sekcji konkursowej. Widzimy w tym również duży potencjał społecznościowy, który w sposób naturalny, bardzo łatwo powiązać z marką Eventim.

W przypadku pomyślnego nawiązania współpracy z jednym z operatorów sieci komórkowej w Polsce lub producentem telefonów komórkowych z aparatami fotograficznymi i utworzenia kategorii „MOBILE”, chcielibyśmy zachować możliwość użycia nazwy tego partnera w nazwie takiej kategorii oraz zachować sobie możliwość dostarczania contentu (fotografie zgłoszone do konkursu w tej kategorii) partnerowi, który będzie ją finansował.

* * *

Równolegle poza samym Finałem konkursu na Koncertową Fotografię Roku proponujemy również współpracę przy realizacji cyklu Wystaw Pokonkursowych. Wystawy chcemy zrealizować na największych letnich festiwalach w Polsce, a jesienią w najważniejszych klubach na terenie kraju. Pierwsze, wstępne rozmowy z organizatorami festiwali (Go-Ahead, Alter Art., OFF Festival) przeprowadziliśmy przy okazji drugiej edycji Konkursu uzyskując co najmniej pozytywne zainteresowanie projektem. Żadna z wystaw nie doszła do skutku z powodu braku środków finansowych. Zakładamy, że w nadchodzącym roku uda nam się już wspólnie zrealizować ten projekt. Dzięki temu, poprzez miejsce w nazwie konkursu (Sponsor Tytularny) marka Eventim mogłaby być obecna nawet w oficjalnych programach festiwalowych, jeśli Wystawy Pokonkursowe uda się nam wprowadzić jako jedno z wydarzeń towarzyszących do programu festiwalu (jak np.: projekcja Beats Of Freedom jako oficjalny punkt programu Przystanku Woodstock 2010).

- tytuł Sponsora Tytularnego i umieszczenie słowa „Eventim” w nazwie Konkursu;

- utworzenie Strony Konkursowej z jej pełną funkcjonalnością w ramach serwisu internetowego Eventim, lub w przypadku niemożności budowy takiej funkcjonalności w ramach serwisu Eventim budowę zewnętrznej strony Konkursu i przekazywanie contentu (fotografii i newsów) na potrzeby serwisu Eventim;

- użycie nazwy Eventim w nazwie jednej z kategorii konkursowych, z wyłączeniem kategorii PROFI;

- ograniczenie możliwości startu w kategorii OPEN jedynie do osób aktywnie korzystających z serwisu Eventim;

- prawo do posługiwania się nazwą oraz logotypem Konkursu we wszystkich działaniach marketingowych i promocyjnych realizowanych przez Eventim;

- jednocześnie sami, jako MFK zobowiązujemy się do posługiwania się pełną nazwą Konkursu (ze słowem Eventim) we wszystkich działaniach marketingowych i promocyjnych realizowanych przez MFK w kontekście Konkursu i Wystaw Pokonkursowych;

- prawo do „veta” i opiniowania potencjalnych partnerów i sponsorów Konkursu, zwłaszcza w przypadku, kiedy działalność potencjalnego partnera lub sponsora koliduje z działalnością Eventim;

- sfinansowania budżetu (Budżet – projekt)*;

- promocji Finału i Konkursu na stronach Eventim;

- deklaracji współpracy przez kolejne trzy lata lub dłużej**;

*w projekcie Budżetu przyjęto budowę Strony Konkursowej poza serwisem Eventim. W przypadku możliwości budowy Strony Konkursowej w ramach serwisu Eventim, koszt ten należy wykreślić.

**przy założeniu że budżety kolejnych edycji nie powinny zasadniczo odbiegać od tegorocznego budżetu a poszczególne kwoty mogę ulegać zmianom w czasie w związku ze zmianami kupowanych cen usług, oraz przy założeniu, że kwoty które należy ponieść jednorazowo przy pierwszym budżecie (jak system ekspozycji zdjęć) w latach kolejnych zostaną przesunięte na pokrycie wydatków związanych z rozwojem Konkursu (zmiana lokalizacji, dodatkowa promocja, booking artystów).

* * *

Współpracę przy Wystawach Pokonkursowych chcielibyśmy wyceniać osobno dla każdego z wydarzeń, z uwzględnieniem specyfiki kosztów każdego z nich.

Zasadniczo proponujemy przyjąć zasadę, iż Sponsor Tytularny pokrywa wszystkie koszty, które naszym zdaniem sprowadzać się będą jedynie do transportu, druku materiałów promocyjnych, kosztów ewentualnej ochrony ekspozycji (festiwale), pokrycia kosztów przejazdu i noclegu dla MFK (jeśli wystąpią), kosztów uzupełnienia elementów ekspozycji (zniszczenia zdjęć wynikłe w transporcie lub podczas ekspozycji wystawy niezależne do MFK – jeśli wystąpią) oraz każdorazowo wynagrodzenia za organizację Wystawy dla MFK w wysokości 2000 zł netto. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem każdej wystawy muszą zostać uprzednio zaakceptowane przez Sponsora Tytularnego.

W przypadku Wystaw w klubach, sugerujemy organizację wernisażu wraz z koncertem lokalnej gwiazdy. W takim przypadku, koszty Wystawy należy powiększyć o uzgodnione koszty wernisażu i ewentualną gażę dla artysty.

Wstępnie planujemy organizację przynajmniej 4 wystawy w ramach letnich festiwali oraz 5 wystaw klubowych jesienią 2011 roku.